Synchroniser une base de données avec un document externe

Commande	Emplacement
Synchroniser la base de données	Extra

La commande Synchroniser la base de données vous permet de synchroniser les bases de données Vectorworks avec des fichiers texte exportés (exportés par exemple d’une base de données ou d’une feuille de calcul), avec des fichiers Excel ou avec des bases de données IFC. Cela signifie que vous pouvez transférer toutes les entrées des champs d'une base de données externe (ou une partie) vers vos bases de données Vectorworks. Inversement, vous pouvez également transférer les entrées de la base de données Vectorworks vers une base de données externe.

En outre, si vous synchronisez régulièrement des bases de données, il est possible d'enregistrer les paramètres de synchronisation dans cinq jeux de synchronisation maximum, chacun disposant de sa propre commande sous Synchroniser la base de données (Synchronisation 1 à Synchronisation 5). Vous pouvez enregistrer tous les réglages souhaités dans un de ces jeux. De cette manière, il vous suffit de sélectionner la commande correspondante et la synchronisation se fait automatiquement.

Les modifications effectuées avec cette commande ne peuvent pas être annulées avec la commande Annuler . Pour plus de sécurité, enregistrez votre document avant d'y apporter des modifications à l'aide de cette commande. Les modifications peuvent ensuite être annulées avec Fichier > Dernière version enregistrée.

Supposons que vous gériez les données de vos meubles dans une base de données FileMaker et que vous ayez créé une bibliothèque de symboles avec tous vos meubles dans Vectorworks. Ces symboles de meubles sont liés à une base de données Vectorworks qui contient des informations telles que le numéro d'article, la description et le prix. Si vous modifiez maintenant les prix des meubles dans la base de données FileMaker, les prix indiqués dans les deux bases de données ne concordent plus. Bien sûr, vous pourriez corriger manuellement les prix modifiés dans la base de données de Vectorworks. Mais vous pouvez faire la même chose rapidement et efficacement à l’aide de la commande Synchroniser la base de données .

Vous pouvez aussi utiliser cette commande pour remplacer les données d’une base de données externe par les données plus récentes provenant de bases de données Vectorworks. Par exemple, vous pouvez transférer les données de surface révisées d'une base de données d’espaces dans Vectorworks vers une base de données externe.

Si vous exportez une base de données Vectorworks à l’aide de la commande Exporter comme base de données, vous disposez de cette base de données dans un format texte que vous pouvez éditer directement dans un éditeur de texte ou un tableur. Les modifications effectuées peuvent ensuite être transférées dans la base de données Vectorworks avec la commande Synchroniser la base de données.

Pour synchroniser des bases de données :

Si vous importez des bases de données externes, vous devez vous assurer qu'elles sont au bon format. Les valeurs peuvent être séparées par des virgules ou des tabulations, ou être placées entre guillemets (format Merge). Si les valeurs sont séparées par des tabulations ou si vous utilisez le format Merge, les virgules ou les points peuvent être utilisés comme séparateurs décimaux. Si les valeurs sont séparées par des virgules, seuls des points peuvent être utilisés comme séparateurs décimaux.

Tenez compte des points suivants :

Le fichier est lu ligne par ligne. Chaque ligne doit correspondre à un enregistrement. Les caractères de fin de ligne ne sont donc autorisés qu'après la fin d'un enregistrement.

Pour définir la séparation des colonnes, vous devez procéder comme suit :

Si la ligne contient une ou plusieurs tabulations, la tabulation est utilisée comme séparateur.

Si la ligne ne contient pas de tabulation et qu'elle comporte un nombre pair de guillemets, et si un guillemet est le premier ou le deuxième caractère, les caractères entourés de guillemets sont considérés comme des colonnes.

Si la ligne ne contient pas de tabulation ou de guillemets et qu'il y a autant ou plus de points-virgules que de virgules dans la ligne, un point-virgule est utilisé comme séparateur, sinon une virgule.

Sélectionnez la commande.

La boîte de dialogue « Synchroniser la base de données » s’ouvre.

Cliquez pour afficher/masquer les paramètres.Cliquez pour afficher/masquer les paramètres.

Paramètre	Description
Jeu de synchronisation	Sélectionnez le jeu de synchronisation souhaité.
Sauvegarder	Cliquez ici pour créer un nouveau jeu de réglages et l'attribuer à l'une des commandes Synchronisation 1 à Synchronisation 5 . Pour ce faire, sélectionnez le jeu de réglages souhaité dans la boîte de dialogue « Enregistrer le jeu » et donnez-lui une brève description.
Mettre à jour Vectorworks	Les formats de base de données Vectorworks sont mis à jour à partir du fichier externe, c'est-à-dire que le contenu des champs du fichier est transféré dans les formats de base de données Vectorworks.
Mettre à jour le document	Le fichier est mis à jour à partir des formats de base de données Vectorworks, c'est-à-dire que le contenu des champs de base de données Vectorworks est transféré vers le fichier.
Format	Sélectionnez un format de synchronisation existant.
Formats	Cliquez pour créer un nouveau format de synchronisation. Dans la boîte de dialogue « Formats de synchronisation », vous pouvez effectuer les réglages souhaités. Les formats de synchronisation ne sont pas enregistrés dans le document, mais sur l’ordinateur. Cela signifie qu'une fois défini, un format de synchronisation de données est certes disponible dans tous les documents, mais uniquement sur l'ordinateur sur lequel il a été créé. Si vous voulez utiliser un format de synchronisation de données sur un autre poste, vous devez copier le fichier du format correspondant sur le poste distant dans le dossier « Formats de synchronisation de base de données » du dossier Utilisateur de Vectorworks (voir Préférences Vectorworks).
Créer	Cliquez pour créer un nouveau format de synchronisation. Dans la boîte de dialogue « Préférences format », effectuez les réglages souhaités.
Supprimer	Cliquez pour supprimer le format de synchronisation sélectionné dans la liste.
Éditer	Cliquez ici pour modifier le format de synchronisation sélectionné dans la liste dans la boîte de dialogue « Préférences format ».
Dupliquer	Cliquez pour dupliquer le format de synchronisation sélectionné dans la liste.
Sélectionner manuellement	Sélectionnez cette option pour sélectionner le document externe avant chaque synchronisation.
Fichier de même nom dans le même dossier	Sélectionnez cette option pour utiliser le fichier externe portant le même nom et se trouve dans le même dossier que le fichier Vectorworks actuel (par ex. « Plan.vwx » et « Plan.txt »).
Chemin absolu	Sélectionnez cette option afin de toujours utiliser le même fichier pour la synchronisation Cependant, vous ne pouvez pas le déplacer à un autre endroit. Cliquez sur Rechercher et sélectionnez l'emplacement du fichier pour définir son chemin d’accès.
Générer le texte du journal	Cochez cette option pour consigner les éventuelles erreurs de synchronisation. Le journal apparaît comme un objet texte Vectorworks au milieu du dessin. Les erreurs possibles sont, par exemple, des incohérences, comme deux enregistrements avec le même contenu dans le champ clé (même numéro d'article), mais des contenus différents dans un champ qui doit être synchronisé (prix différents).

Définissez d'abord le sens d’alignement des données, c'est-à-dire si la mise à jour doit s’effectuer sur le document Vectorworks ou sur le document externe.

Effectuez l'une des opérations suivantes :

Sous Format , sélectionnez un format de synchronisation et passez à l'étape 8.

Cliquez sur Formats pour créer un nouveau format ou modifier un format existant.

Dans la boîte de dialogue « Formats de synchronisation », cliquez sur Créer ou sélectionnez un format dans la liste et cliquez sur Éditer.

La boîte de dialogue « Préférences format » s’ouvre.

Cliquez pour afficher/masquer les paramètres.Cliquez pour afficher/masquer les paramètres.

Paramètre	Description
Nom	Saisissez un nom pour le nouveau format.
Sélectionner des objets	Sélectionnez les objets pour lesquels vous souhaitez synchroniser les données. Cliquez sur Éditer le filtre pour ouvrir la boîte de dialogue « Critères » et définir les critères souhaités pour le filtre. (Vous trouverez des informations plus détaillées sur cette boîte de dialogue dans la section La boîte de dialogue « Critères ».)
< >	Cliquez pour parcourir les différents champs de données de la base de données sélectionnée.
Liste	Indiquez les correspondances entre le Contenu de champ du fichier externe devant être attribué et la Base de données ainsi que le Champ de base de données Vectorworks.
	Cliquez sur le signe « + » pour dupliquer une ligne de champ de la base de données. Cliquez sur le signe « - » pour supprimer une ligne de champ de base de données dupliquée.
Col.	Vous voyez apparaître ici la numérotation des champs de la base de données.
Contenu du champ	Vous voyez apparaître ici le contenu des champs de la base de données externe.
Mapping	Cliquez dans cette colonne si le champ de la base de données externe doit servir de clé de mapping. La clé de mapping définit l’association des entrées d'un fichier texte externe et de la base de données Vectorworks. Des modifications ne sont apportées aux entrées d'une base de données que là où le contenu des champs de la base de données Vectorworks et de la base de données externe sont identiques. Si, par exemple, vous avez défini le numéro de salle comme clé, seuls les champs de données ayant le même numéro de salle seront synchronisés. Les champs que vous définissez comme clés servent uniquement à identifier les enregistrements correspondants dans les deux bases de données et ne sont pas modifiés, même lors de la synchronisation. Vous pouvez également définir plusieurs clés de mapping, par exemple si vous souhaitez synchroniser plusieurs champs de données identiques qui se trouvent dans différentes bases de données liées à l'objet. Cliquez dans cette colonne si le champ de la base de données externe doit être synchronisé avec la base de données Vectorworks. Cliquez dans cette colonne si le contenu du champ de la base de données doit rester inchangé lors de la synchronisation.
Base de données	Choisissez les formats de base de données Vectorworks devant être synchronisés en correspondance avec chaque champ de base de données externe. Vous pouvez également choisir différentes bases de données pour chaque champ de données.
Champ de base de données	Choisissez les champs de données Vectorworks devant être synchronisés en correspondance avec chaque champ de base de données externe.

Donnez un nom au format. Cliquez sur Éditer le filtre pour ouvrir la boîte de dialogue « Critères » et définir les objets à rechercher. (Vous trouverez des informations plus détaillées sur cette boîte de dialogue dans la section La boîte de dialogue « Critères ».)

Revenez à la boîte de dialogue « Synchroniser la base de données » et cliquez sur Synchroniser.

Les fichiers sont synchronisés.

Créer une base de données Vectorworks

La commande Synchroniser la base de données peut également être utilisée pour transférer aisément une base de données externe volumineuse existante dans Vectorworks. Pour cela, créez une nouvelle base de données dans Vectorworks, de préférence de même format, c'est-à-dire comportant les mêmes noms de champs que la base de données externes. Dans la base de données Vectorworks, remplissez manuellement le champ pouvant servir de clé de mapping (par exemple, le numéro d'article) pour tous les objets qui doivent être associés aux données externes. Le travail manuel se termine ici. Le contenu de tous les autres champs peut alors être transféré en une seule étape dans la base de données Vectorworks.

Bases de données référencées

Si vous travaillez avec des bases de données référencées, vous devez tenir compte de ce qui suit : La modification de la base de données que vous effectuez avec la commande « Synchroniser la base de données » est totalement différente de la mise à jour d'une base de données via des références externes : Lors de la mise à jour d'une base de données référencée via des références externes , le format d'une base de données est écrasé, c'est-à-dire que des champs de données sont par exemple insérés (« Lieu : »), mais pas les différentes entrées de champ (« Paris »). En revanche, avec la commande Synchroniser la base de données , il est possible de remplacer des entrées de champ, mais pas le format de la base de données. Cela signifie que la commande Synchroniser la base de données peut également être utilisée sans problème pour les bases de données Vectorworks référencées.

Flux de travail : Connexion à une base de données

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